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電話代行の選び方

電話代行サービスをどこにお願いするべきか。

たくさんあるので、自分なりの基準を書き出して整理してみる。

 

目次

  1. 住所に付随する電話番号
  2. 内線感覚の取次
  3. 即時連絡
  4. 録音機能
  5. まとめ

 

1. 住所に付随する電話番号

 事業所や店舗のある地域と同じ電話番号を選べること。一致しないと、相手に違和感を与えてしまいそう。

「千葉県木更津市の会社か、電話番号は 03、、、ん?」となるし、市外局番はもちろんのこと、そのあとの1ケタまでは意識したほうが良さそうだ。

その地域に住んでいる人なら、違和感がある。「東京都八王子市の会社か、電話番号は 042-3、、、あれ?多摩?」となる。こちらのエリア検索のサイト「全国市外局番一覧」が参考になる。

 東京03、大阪06を提供している電話代行は多いが、地方都市の電話番号になると、極端に少なくなる。ある程度選べるところは「おまかせ電話代行」かな。

 

結局のところ、地方都市の番号を利用する場合は自前で回線を引き、ボイスワープなどで電話代行業者に転送することが現実的みたい。もしくは 050のIP電話にするかだろう。

 

2. 内線感覚の取次

 電話代行のサービスは基本的に取引先からの電話を受け要件を聞いて、一度切り、電話やメール、チャット等で、入電の旨を知らせてくれる。というものだ。ただ、これだと、その電話番号にかけても本人は100%出ないので、違和感を持つ人も出てくるだろう。そこで、「取次転送」はして欲しい。

これなら、切らずに電話を変わることができるので、内線みたいなものだ。

このサービスを提供しているところは「CUBE」「ベルシステム24」「ハートフル」あたりかな。

 

3.即時連絡

 電話があったことを知るのは、早いほど良いのは当然だけれど、このことを書いていない電話代行が割と多い。当たり前だから、わざわざ書かないのかな。「タイムラグなし」「即時」と明記されているのはこのあたりか。

システム24」「MKサービス」「CUBE」「ハートフル

  

4.録音機能

 メールやチャットで入電報告を受けるだけでは、伝わらない相手の声のトーンや雰囲気がわかるし、電話代行サービスの品質確認もできるので、できれば欲しいサービス。

 ただ通常、社内での取次の際は、録音確認はしないし、それで問題になることもないので、必須ではないかな。費用との兼ね合いといったところか。

応対の様子を録音で確認できるのは「渋渋谷オフィスCUBEアークスコム」といったところか。

 

5.まとめ

 僕の地域の電話番号を貸し出している電話代行はないので、自前で回線を引き、ボイスワープで転送することにした。残りの必要条件は取次転送があり、メールでの即時連絡があり、録音機能があること。それを満たす電話代行サービスはCUBEだ。

www.cube108.jp

 

録音機能がないものの、月々のコール数が30件くらいなら、コストパフォーマンスに優れるのはハートフル

www.heartful.cc