電話代行の選び方
電話代行サービスをどこにお願いするべきか。
たくさんあるので、自分なりの基準を書き出して整理してみる。
目次
- 住所に付随する電話番号
- 内線感覚の取次
- 即時連絡
- 録音機能
- まとめ
1. 住所に付随する電話番号
事業所や店舗のある地域と同じ電話番号を選べること。一致しないと、相手に違和感を与えてしまいそう。
「千葉県木更津市の会社か、電話番号は ０３、、、ん？」となるし、市外局番はもちろんのこと、そのあとの１ケタまでは意識したほうが良さそうだ。
その地域に住んでいる人なら、違和感がある。「東京都八王子市の会社か、電話番号は ０４２－３、、、あれ？多摩？」となる。こちらのエリア検索のサイト「全国市外局番一覧」が参考になる。
東京０３、大阪０６を提供している電話代行は多いが、地方都市の電話番号になると、極端に少なくなる。ある程度選べるところは「おまかせ電話代行」かな。
結局のところ、地方都市の番号を利用する場合は自前で回線を引き、ボイスワープなどで電話代行業者に転送することが現実的みたい。もしくは ０５０のIP電話にするかだろう。
2. 内線感覚の取次
電話代行のサービスは基本的に取引先からの電話を受け要件を聞いて、一度切り、電話やメール、チャット等で、入電の旨を知らせてくれる。というものだ。ただ、これだと、その電話番号にかけても本人は１００％出ないので、違和感を持つ人も出てくるだろう。そこで、「取次転送」はして欲しい。
これなら、切らずに電話を変わることができるので、内線みたいなものだ。
このサービスを提供しているところは「CUBE」「ベルシステム24」「ハートフル」あたりかな。
3.即時連絡
電話があったことを知るのは、早いほど良いのは当然だけれど、このことを書いていない電話代行が割と多い。当たり前だから、わざわざ書かないのかな。「タイムラグなし」「即時」と明記されているのはこのあたりか。
4.録音機能
メールやチャットで入電報告を受けるだけでは、伝わらない相手の声のトーンや雰囲気がわかるし、電話代行サービスの品質確認もできるので、できれば欲しいサービス。
ただ通常、社内での取次の際は、録音確認はしないし、それで問題になることもないので、必須ではないかな。費用との兼ね合いといったところか。
応対の様子を録音で確認できるのは「渋渋谷オフィス」「CUBE」「アークスコム」といったところか。
5.まとめ
僕の地域の電話番号を貸し出している電話代行はないので、自前で回線を引き、ボイスワープで転送することにした。残りの必要条件は取次転送があり、メールでの即時連絡があり、録音機能があること。それを満たす電話代行サービスは「CUBE」だ。
録音機能がないものの、月々のコール数が３０件くらいなら、コストパフォーマンスに優れるのは「ハートフル」
